Co dělat s e-maily, když jste na dovolené
Tento článek je určený pro uživatele Outlooku. Jestliže využíváte jiného poštovního klienta, podívejte se, zda nenabízí stejné či podobné možnosti.
Představte si, že jedete na dovolenou. V ideálním případě byste nemuseli řešit práci / e-maily během dovolené. Bohužel dnešní doba nevytváří ideální případy a často potřebujeme být informováni i během dovolené, co se v práci děje. Potřebujeme reagovat na případné požadavky či problémy.
Co můžeme udělat proto, abychom předešli vyhroceným situacím v práci? Jak to udělat, abychom si na dovolenou nemuseli brát počítač?
Základem je správná příprava na dovolenou, která bude popsána v dalším článku. Před samotným odjezdem pak ještě můžeme udělat několik podpůrných řešení. Vybrala jsem 2 řešení, se kterými jsem byla nejvíce spokojená. Upozorňuji, že zde schválně neuvádím možnost stažení mobilní aplikace Outlook, protože cílem je nepracovat během dovolené. Obě navržená řešení nám pomohou odpoutat se od práce s čistým vědomím. Když si stáhneme mobilní aplikaci Outlook, bude nás to lákat, abychom neustále pracovali.
1. Automatické odpovědi
Outlook umožňuje nastavit automatické odpovědi, což znamená, že když vám někdo pošle e-mail, obratem obdrží e-mail s přednastaveným textem.
V textu odpovědi je vhodné uvést:
- důvod, proč jste pracovně nedostupná/ý,
- jak dlouho budete nedostupná/ý (od - do),
- zda budete či nebudete odpovídat na e-maily během této doby,
- kdo je váš zástup (pokud nějakého máte) včetně kontaktu na danou osobu.
Osobně doporučuji nastavit si zasílání automatických odpovědí tak, aby se odesílaly:
- den před plánovanou dovolenou, protože poskytnete lidem šanci, aby se připravili na vaši nepřítomnost,
- den po návratu z dovolené, protože tím částečně získáte prostor a čas na zpracování nahromaděných zpráv, než vás lidé zahltí novými požadavky.
Nastavení se může lišit podle verze Outlooku, kterou využíváte. Většinou ho najdete pod záložkou "Soubor". Po kliknutí se vám rozbalí možnosti k účtu - viz obrázek níže. Po kliknutí na "Automatické odpovědi (mimo kancelář) se objeví pop-up okno, kde si nastavíte text a své preference.
2. Přeposílání zpráv
Druhou možností je nastavit, aby se příchozí e-mail automaticky přeposlal na jinou (jednu čí více) e-mailovou adresu. Přeposílání si můžeme zvolit na:
- člověka, který nás zastupuje,
- na svůj osobní e-mail.
Přeposílání na osobní e-mail doporučuji v případě, že chcete mít věci pod kontrolou. Uvidíte všechny e-maily, které vám přijdou. Zároveň nevědomě získáte prostor se rozhodnout, zda na e-mail chcete / musíte reagovat okamžitě. Čím je to způsobeno? Jedním důvodem je to, že odpověď byl šla z vaší soukromé e-mailové adresy. Než odešlete e-mail, je potřeba se sám sebe zeptat:
- Chci, aby příjemce znal moji soukromou e-mailovou adresu?
- Chci se prezentovat svou soukromou e-mailovou adresou?
- Nezpůsobím tím zbytečné zmatení příjemce?
Nastavení najdete na webovém rozhraní Outlooku. Klikněte na ozubené kolečko, dále na "Pošta" a následně na "Přeposílání".
Po návratu z dovolené nezapomeňte přeposílání e-mailů vypnout.
