Jak napsat e-mail, aby na něj spolupracovníci reagovali

Stává se vám, že kolegové nereagují na váš e-mail? Nebo že odpoví jen na část otázek? Pokud se vás tyto situace týkají, mám pro vás pár tipů, jak zlepšit psaní e-mailů.

1. tip - Pište méně textu

U délky textu platí pravidlo - s rostoucí délkou textu klesá pozornost a ochota přečíst ho. 

E-mail pište tak, aby obsahoval to nejnutnější. Vymažte všechny zbytečné a nerelevantní informace, vsuvky a výplně. Soustřeďte se na to, aby text byl krátký, jednoduchý a dával smysl.

2. tip - Používejte zvýrazňování textu

Očekáváte nějakou reakci či akci? Je v textu nějaká opravdu důležitá informace? Zvýrazněte daný text, například použitím tučného či červeného písma.

Pozor. Platí pravidlo, že méně znamená více. Dávejte si pozor, abyste to se zvýrazněním nepřehnali. Zvýrazněním přitahujete oči čtenáře. Ukazujete mu, na co se má podívat. Na co se má zaměřit. Jestliže zvýrazníte půlku textu, neupoutáte jeho pozornost, ale můžete u něj vzbudit pocit, že na něj křičíte.

3. tip - Dotazy a úkoly číslujte

Obsahuje e-mail více úkolů či dotazů? Doporučuji každý dotaz či úkol očíslovat, aby daný člověk věděl, na kolik věcí má reagovat. 

Číslování slouží jako pomůcka nejen pro příjemce, ale i pro vás, že jste na nic nezapomněli. Pomáhá vám srovnat si myšlenky a dát je do logického rámce.

4. tip - Uvádějte, co má daný člověk udělat

Očekáváte nějakou reakci od příjemce? Chcete od něj odpověď? Chcete, aby vám po dokončení úkolu poslal potvrzení? Vždy napište jednou krátkou větou, co má udělat. 

5. tip - Uvádějte termíny

Jestliže má příjemce něco udělat, vždy uvádějte, do jakého termínu, případně i hodiny, očekáváte jeho reakci. 

Uvedením lhůty nastavujete pomyslný budík pro oba. Příjemce si nastaví do podvědomí, že má úkol ke splnění, čímž se sníží riziko, že vám zapomene odpovědět. A vy budete vědět, kdy se máte případně připomenout, pokud byste neobdrželi odpověď .

Závěrem jedno důležité upozornění. Nemůžete ovlivnit chování každého příjemce. I když dodržíte všechny zásady efektivní komunikace, nezaručí vám to požadovaný výsledek.  Můžete napsat e-mail s jedinou krátkou větou - výzvou, co má člověk udělat, a on to stejně nemusí udělat. Cílem není ovlivnit každého, ale alespoň někoho. I jediný člověk, kterého pozitivně ovlivníte, vám přinese větší efektivitu, než když uvedené tipy nebudete používat.