Jak vyčistit e-mailovou schránku

Tento článek bych chtěla věnovat především lidem, kteří jsou jako můj kamarád, který má přes 8 000 nepřečtených e-mailů.

V předcházejícím článku jsme si ukázali, jak vytvořit strukturu složek, abychom měli informace rychleji k dispozici.

Pokud už máte vytvořené alespoň základní podsložky, čeká vás druhá část - roztřídit e-maily v Doručené složce do nové struktury. V tomto bodě bych doporučovala 2 přístupy:

Každý den si vyhraďte 1 minutu na čištění Doručené pošty

Říkáte si, že 1 minuta je málo? 1 minuta vychází z principů atomových návyků a představuje cíl, který jste ochotní a schopni splnit každý den za všech okolností. I když se vám nechce pracovat, jste bez energie či podobně, 1 minutu práce dokážete mentálně zvládnout vždy. A ve reálu se vám často stane, že místo 1 minuty budete pracovat 10, 15 či více minut.

Osobně doporučuji věnovat se třídění každý ve stejnou dobu a ideálně až na konci pracovní doby a to hlavně ze 2 důvodů:

1. Budete mít lepší pocit. Je to stejné, jako když si uklidíte stůl při odchodu z práce.
2. Samotné třídění půjde rychleji a snadněji, protože budete mentálně napojeni na pracovní flow. Rozhodování co smazat, kam e-mail přesunut, tak bude mnohem snažší a plynulejší.

Nepřečtené e-maily starší déle než 6 měsíců smažte bez přečtení

Tento tip se nehodí pro všechny profese. 

A i tam,  kde ho můžete použít, se může zdát jako riskantní. Než ho zavrhnete, chvíli o něm uvažujte. Položte si následující otázky:

• Pokud jsem na e-mail nereagoval/a půl roku a nikdy se neozval, opravdu je důležitý?
• Pokud byl důležitý, je pravděpodobné, že mi jeho odesílatel poslal další e-mail, který mám ve schránce?
• Jestliže jsem na nový e-mail reagoval či četl/a ho, má tento nepřečtený e-mail ještě nějakou hodnotu?
• Jestliže jsem nový e-mail opět nečetl/a a nereagoval/a na něj, je pravděpodobné, že mě jeho odesílatel kontaktoval jiným způsobem než je e-mail? Například telefon, osobně. 

Pokud máte obavy, že smažete něco důležitého, pořád máte možnost postupovat podle prvního přístupy a projít všechny e-maily ve schránce. 

Přesto vám položím na závěr poslední otázky. Jestliže jste e-mail nečetli a leží vám ve schránce přes půl roku, jaká je pravděpodobnost, že o něm víte? A pokud o něm nevíte, myslíte si, že byste ho našli v případě potřeby?