Plánování diáře je jako plánování cesty

V jednom z předcházejících článků jsme si ukázali, proč je důležité plánovat časový rozvrh. Dnes si povíme, jak přistupovat k naplánovaným aktivitám v diáři / kalendáři.

Představte si plánování diáře a kalendáře jako plánování cesty. Víme, kde se nyní nacházíme (bod A). Víme, kde je naše cílová destinace (bod X). V některých případech máme i stanovené další body, které chceme či musíme navštívit. Naším úkolem je najít pro nás nejvhodnější cestu z bodu A do bodu Z, přičemž nesmíme zapomenout projít všemi stanovenými body.

Naplánovaný časový harmonogram je jako zvýrazněná trasa v mapě. Nesmíme však zapomenout, že každá mapa ukazuje více cest k cíli.

Jestliže se se část trasy uzavře, najdeme náhradní cestu. Jestliže je jeden bod časově nedostupný, prohodíme ho s jiným bodem. Stejně jako při plánování cesty reagujeme na okolní situaci a podněty, reagujme stejně i na svůj diář. Buďme flexibilní. Nebojme se přesouvat a přehazovat schůzky / blokace.

Základní pravidlo zní: Změna by měla být v souladu s tím, kam se chceme dostat.

Zkušení plánovači znají svůj vnitřní biorytmus a podle toho pracují. Když ví, že ráno mají pomalý start a odpoledne naopak překypují energií, uzpůsobí si podle toho den. Ráno si vyhradí prostor na e-maily a odpoledne se zaměří na kreativní činnost. A když pak nastane situace, že se ráno cítí plní nadšení, energie a nápadů, nebojí se upravit si rozvrh.