Rychlejší a snadnější orientace v e-mailech
Stává se vám, že hledáte nějaký konkrétní e-mail v poštovní schránce a nemůžete ho najít? Nejčastěji to bývá ze 2 důvodů:
1. používáte pouze přednastavenou složku "Doručená pošta"
2. ukládáte zbytečné a nedůležité e-maily, které vám přeplní schránku
V tomto článku se podíváme na první důvod a řekneme si, jak to změnit. Druhý důvod probereme v dalším, samostatném článku.
Vytvořte si vlastní strukturu složek
Struktura složek je jako živý organismus. Neustále se bude vyvíjet podle Vašich aktuálních potřeb. Někdy vytvoříte novou složku a někdy smažete nepotřebnou složku. Přesto mám pro vás pár tipů, jak pracovat se složkami:
- Každý projekt by měl mít vlastní složku, která se bude jmenovat podle projektu.
- Vytvořte si složku Archiv, kam budete přesouvat neaktuální složky (například ukončený projekt), kdy ale nechcete nebo nemůžete přijít o data.
- Vytvořte si pracovní složku či složky, kam budete ukládat smlouvy, potvrzení dovolené, manuály, hesla a další.
- Pokud zjistíte, že uložený e-mail dlouho hledáte a nevíte, v jaké složce je, změňte název složky na něco výstižnějšího.
- Nebojte se vytvořit ve složce i další podsložky, pokud vám to usnadní práci.
Jak vytvořit novou složku
Vytvoření složky není těžké. Klikněte pravým tlačítkem myši na "Doručená pošta" a ze seznamu vyberte možnost "Nová složka".
Stejný princip platí i v případě, že chcete vytvořit podsložky v jiných složkách.
