To-Do list "Čekám"

V projektové metodice existuje hodně rad a tipů, které vám pomohou být efektivnější a plnit úkoly či projekty v termínu. Nejčastěji se používají seznamy (to-do listy) typu "backlog" (co se má udělat), "v řešení" a "hotovo".  

Mě se vyplatilo používat ještě další seznam a to "čekám". Sem řadím:

• úkoly, které řeší někdo jiný, ale já na ně navazuji
• dotazy, které jsem někomu poslala

Jak vypadá takový seznam? 

Z praxe se mi osvědčilo ke každému záznamu vést:

• jméno a příjmení osoby, která úkol řeší / od které čekám na odpověď
• co je to za úkol / jaký dotaz jsem poslala
• co se bude dít dál, až daná osoba dokončí úkol / odpoví mi na dotaz
• datum, kdy jsem dotaz zaslala / do kdy má být úkol splněný

Jakou má mít formu?

Jestli budete vést seznam v papírové formě (post-it papírky, tabule, sešit, ...) nebo elektronicky (různé formy projektových aplikací, poznámkový blok, připomínky, ...) je jedno. Záleží, co vám vyhovuje. Doporučuji však mít seznam na viditelném místě, abyste si ho mohli průběžně kontrolovat.

Co mi tento seznam přinesl?

Díky seznamu mám na očích, jak dlouhá doba uplynula od zaslání dotazu / úkolu. Pokud mám pocit, že je to už dost dlouhá doba, kontaktuji daného člověka. Často se mi stalo, že daný člověk:

• zapomněl na úkol / dotaz
• zapomněl aktualizovat stav úkolu
• zapomněl mi odepsat

Tím, že si proaktivně kontroluji termíny, zkrátila se mi doba dokončení mých úkolů a projektů.