Vytvořte si šablony

• pravidelně posílají reporty či jiné přílohy,
• nastavují uživatelům nové přístupy a oprávnění,
• posílají připomínku účastníkům před událostí (školení, výuka, workshop, ...),
• vykonávají jiné, stále se opakující úkony.

Proč bychom měli vymýšlet a psát neustále nový text, když můžeme zkopírovat text, který máme předem nachystaný? Proč bychom měli trávit x minut na sepsání a odeslání e-mailu, když ho můžeme mít hotový během pár vteřin? 

A co k tomu potřebujeme? Potřebujeme si pouze vytvořit šablonu textu, ve které si barevně zvýrazníme proměnlivé části jako je například datum, jméno, odkaz, název, ...

Šablonu si můžeme uložit ve formě, která nám vyhovuje. Může se jednat například o:

• Word dokument
• úkol či poznámka v nějakém programu (např. Freelo, Trello, ...)
• vzor v Outlooku či jiném poštovním klientovi

Já osobně mám uložené šablony v Outlooku a mám je rozdělené do složek podle tématu (více o složkách v Outlooku najdete v archivu článků). Výhodou je, že tak mám už předpřipravený předmět e-mailu a vložené přílohy, které se opakují.

Jestliže se rozhodneme využívat šablony, doporučuji mít připravené 2 varianty šablon:

• vykání - obsahuje formálnější styl psaní
• tykání - má odlehčený tón, je neformální a často doplněný například o emotikony

A proč bychom měli používat šablonu na tykání? Protože tím předejdeme nechtěným situacím. 

• Například situaci, kdy si příjemce e-mailu bude klást otázku, proč mu najednou vykáme. Začne se sám sebe ptát, jestli se něco neděje. Jestli něco náhodou neprovedl. Nebo se ve firmě neděje něco, o čem neví. Chceme se vyhnout domněnkám.
• Nebo se může jednat o situaci, kdy příjemce získá pocit, že si ho nevážíme, protože na něj používáme šablony. Této situaci se chceme vyhnout hlavně u lidí, kteří jsou pro nás pracovně důležití a jejich respekt a tykání jsme si museli získat.