Základem je plánování

V dnešním článku se podíváme na 3 nejčastější problémy spojené s plánováním času v kalendáři a ukážeme si, jak je odstranit. 

Nic jsem za pracovní den neudělal

Pokud vám někdo řekne, že za celý den nic nestihl, podívejte se  mu do kalendáře. Většinou tam najdete jen pár oficiálních schůzek a oběd. Takovýto člověk je reaktivní. Jinými slovy čeká, až něco přijde, na co bude reagovat. I když může celý den řešit jednu věc za druhou, v konečném důsledku vlastně nic neudělal. Proč? Protože reaktivní práce je roztříštěná na x témat a není soustředěná na dokončení 1 věci / projektu / tématu.

Řešení: Plánujte si do kalendáře tematické bloky, během kterých se budete věnovat konkrétnímu tématu. Začněte s jedním hodinovým blokem denně. Až si zvyknete, že máte vyhrazený čas na konkrétní téma, kterému se skutečně věnujete, bloky rozšiřte. Plánujte si více bloků na den, měňte délku blokace. Zjistěte, co vám vyhovuje a tím se řiďte. 

Stíhám vše, ale jsem vyčerpaný

Setkali jste se někdy s člověkem, který byl neustále v zápřahu? Dokončil jednu věc a hned se vrhl na další? Skončila mu jedna schůzka a hned utíkal na další? Tito lidé jsou velmi produktivní. Na druhou stranu často trpí pocitem únavy a vyčerpání. Vyčerpání se postupně hromadí a v lepším případě se projeví krátkodobou nemocí. V horším případě se objeví syndrom vyhoření či závažná nemoc. Co mají tito lidé společné? Pokud se jim podíváte do kalendáře, uvidíte, že skoro celý den je předem naplánovaný. Jedna schůzka navazuje na druhu. Jeden blok práce navazuje na další. A čas, který nemají předem rozvržený, tráví řešením nečekaných požadavků a úkolů.

Řešení: Plánujte si do kalendáře krátké a časté bloky odpočinku / relaxace. Ideálně po každém  hodinovém bloku práce mějte alespoň 5 minut odpočinku, který bude opakem toho, co jste dělali. Jestliže jste hodinu přemýšleli, jděte se projít. Pokud jste hodinu fyzicky pracovali (například jste stěhovali věci), sedněte si na 5 minut. Cílem je načerpat fyzické síly a mentálně se připravit na další aktivitu.

Nic nestíhám

Do této skupiny patří lidé, kteří mají kalendář zahlcený schůzkami a můžeme je rozdělit do 2 skupin:

1. Mají naplánovaný celý pracovní den do poslední minuty.
2. Mají naplánované schůzky tak, že se překrývají.

Problémem první skupiny je to, že zapomínají na základní pravidlo - Plánujte neplánované. Jinými slovy počítejte vždy s tím, že se objeví něco, s čím jste nepočítali. Dostanete nečekaný úkol. Někdo za vámi přijde s dotazem. Řešíte technický problém. 

Řešení: Plánujte si pouze 80% svého času. 20% si nechte na tyto nečekané situace, které budete muset řešit.

Druhá skupina jde do většího extrému, protože přijímá schůzky, které se překrývají. Dostává se tak do situací, kdy přijdou na schůzku až po jejím začátku nebo odchází před jejím koncem. Někdy si dokonce během schůzky "odskočí" na jinou a pak se vrátí. Tento styl má negativní dopad na efektivitu práce (ať již vaši nebo ostatních), způsobuje pocit vyčerpání a negativně ovlivňuje vnímání lidí. Proč? Protože při opakovaném chování budete buď vy působit za nespolehlivého člověka, nebo naopak mohou lidé získat dojem, že jejich práce je nedůležitá, což se projeví v jejich výkonu.

Řešení: Stejně jako u první skupiny si plánujte pouze 80% svého času. Zároveň nikdy nepřijímejte 2 schůzky, které se překrývají. Jestliže nemůžete dodržet tyto 2 pravidla, musíte jít hlouběji a podívat se na samotnou podstatu své práce. Je čas položit si otázky typu:

• Priority - Jsou věci, na kterých pracuji, opravdu důležité a mají smysl?
• Zapojení - Je potřeba, abych se účastnil všech schůzek? Abych byl zapojen do všech projektů? Jakou roli a přínos mám v dané schůzce / projektu?

Rada na závěr: Mezi schůzkami si plánujte prostor minimálně 5 minut, abyste si stihli odskočit a přijít / připojit se na následující schůzku včas.