TEORIE - Jak vést skupinu - 1. část - příprava a pravidla

Vedení skupiny dospělých se ve skutečnosti moc neliší od vedení skupiny dětí.
Někdo mlčí a dělá, že tam není. Někdo kouká do mobilu, píše e-maily, povídá si. Jiný se chce hádat a někdo působí, jako by si právě dal pořádnou dávku cukru. 🍬

Každá skupina je jiná. Ale existuje pár pravidel, která pomáhají ji úspěšně ukočírovat.
Dnes se podíváme na přípravu workshopu a nastavení pravidel práce se skupinou.

1️⃣ Příprava workshopu

Vedení skupiny nezačíná ve chvíli, kdy se účastníci sejdou v místnosti. 

Začíná ve chvíli, kdy si položíme otázku: Co vlastně chceme zjistit nebo posunout dál?

Příprava workshopu má tři části: směr a záměr, prostor a nástroje, účastníci.

🎯 Směr a záměr 

Úplně na začátku hledáme odpovědi na tyto otázky:

❓ Co je cílem workshopu?
Rozhodnout, získat nápady, sladit tým, sdílet zkušenosti nebo jen otevřít téma?

❓ Jaký má být výsledek?
Zápis, seznam návrhů, rozhodnutí, akční plán nebo sdílené pochopení problému?

❓ Koho potřebujeme v místnosti?
Ideálně pokrýt tři skupiny účastníků:

• 1️⃣ Ten, kdo rozhoduje nebo financuje akci
• 2️⃣ Ten, kdo bude změnu provádět
• 3️⃣ Ten, koho se výsledek nebo změna dotkne

Když známe odpovědi na tyto otázky, můžeme podle nich nastavit formát workshopu – počet účastníků, délku, agendu a typy činností, které povedou k cíli. 

🪑 Prostor a nástroje

Jakmile máme jasno v cílech a formátu workshopu, je čas připravit prostor a nástroje, které účastníkům umožní efektivně pracovat.

• Prostor: Kruhové nebo U uspořádání podporuje rovnost a viditelnost všech účastníků. U některých workshopů je vhodné pracovat i se zdí (post-ity, schémata…).

• Pomůcky: Flipcharty, tabule, post-ity, fixy – vizualizace myšlení podporuje zapamatování a sdílení nápadů.

• Technické vybavení: Kabely, zásuvky, pointer – ideálně den předem ověřit, že vše máme a funguje.

• Formáty práce: Plénum, menší skupiny, individuální práce – dopředu si připravíme typ úkolu pro každý formát.

• Časový rámec a pauzy: Např. 10 min úvod, 40 min diskuze, 10 min shrnutí. Nesmíme zapomenout na:
  🕓 odpočinkové pauzy – pozornost klesá, únava narůstá
  🔄 přechodové pauzy – uzavření jedné aktivity a přechod na další

💡 Věděli jste, že ... Týmy, které střídají způsoby práce (mluvení – psaní – pohyb), udržují pozornost o 30–40 % déle?

👩‍🏫 Účastníci

Před workshopem si dopředu zjistíme základní informace o účastnících: název oddělení, jméno zástupce, jeho pozici a roli v týmu.

💡 TIP: Doporučuji také zjistit, jaké postoje k tématu pravděpodobně zastávají. A pokud je to možné, i jak tito lidé vypadají – pomůže to lépe orientovat se při facilitaci .

2️⃣ Pravidla práce se skupinou

Na začátku samotného workshopu stanovíme účastníkům jasná pravidla – co mohou a co ne. Například:

• Nepoužívat notebooky a mobily – plná pozornost workshopu

• Telefonát si vyřídit mimo místnost

• Při tvorbě nápadů nehodnotíme – jen zapisujeme

• Při hodnocení hodnotíme návrh/problém, nikoli člověka, který jej přinesl

💡 Věděli jste, že ... Stanovením pravidel vytváříme bezpečné prostředí a nastavujeme hranice mezi otevřeností a efektivitou.

💫 Naladění skupiny

Jakmile jsou účastníci seznámeni s pravidly a mají jasný rámec workshopu, je potřeba je uvést do správného rozpoložení – do stavu, kdy se dokážou soustředit, spolupracovat a kreativně přemýšlet. 

Krátké úvodní aktivity pomáhají "probudit" pozornost, uvolnit napětí a připravit mozek na spolupráci. Mohou zahrnovat: 

• Probuzení pozornosti – krátká hra nebo pohybová aktivita, která účastníky aktivuje a zvedne energii.
• Podpora kreativity – cvičení typu "vymyslete co nejvíce využití kancelářské sponky".
• Úvod do tématu – aktivita, která jemně směřuje k hlavnímu tématu, například rychlá asociace na klíčové slovo.

💡 Věděli jste, že ... I malá aktivita na začátku snižuje odstup mezi účastníky a pomáhá jim "přepnout mozek" z pracovního režimu do otevřenějšího a hravějšího nastavení?

Tyto jednoduché kroky pomáhají připravit skupinu na efektivní spolupráci a zvyšují zapojení všech účastníků během workshopu.

👀 Během workshopu – vizualizace a formy práce

Po té, co je skupina naladěná a připravená, přichází samotná práce. Klíčem je vizualizace, střídání formátů a zapojení smyslů – to vše podporuje soustředění, kreativitu a zapojení účastníků.

• Vizualizace myšlenek – důležité je zapisovat nápady, kreslit schémata nebo používat post-ity. Skupina tak "vidí" proces myšlení, což usnadňuje rozhodování a hledání souvislostí.
• Střídání formátů práce – plénum, dvojice, menší skupiny nebo individuální přemýšlení. Střídání pomáhá aktivně zapojit různé typy lidí a zamezuje dominanci jednoho hlasu.
• Zapojení více smyslů – nechme účastníky, aby sami zapisovali a střídali se u toho. Aktivní účast zvyšuje zapamatování a propojuje obsah se zkušeností účastníků.
• Pohybové aktivity – přesun mezi tabulemi, práce ve stoje nebo hlasování pohybem. Pohyb podporuje prokrvení mozku, snižuje únavu a pomáhá přepínat mezi analytickým a kreativním myšlením.

🤔TIP: Trychtýřová metoda
Při hledání řešení je vhodné nejprve sbírat co nejvíce podnětů (rozšiřování) a teprve následně je třídit (zužování). Tato metoda pomáhá zpomalit proces, oddělit fázi tvorby od hodnocení a zamezit zaseknutí skupiny na jedné myšlence.

💡 Věděli jste, že ... Lidé mají tendenci přeskočit fázi sbírání nápadů a rovnou řešit problém? Trychtýřová metoda podporuje otevřené myšlení a zvyšuje kvalitu výstupů.

💡 Příklad postupu:
1️⃣ Nejprve se zeptáme: "Jaké všechny možné faktory mohly ovlivnit situaci?"
2️⃣ Až máme soupis všech nápadů, přicházíme k otázce: "Které z nich se zdají nejpravděpodobnější?"

Takto vedený postup pomáhá účastníkům udržet otevřenou mysl a zajišťuje, že výstupy jsou opravdu relevantní.

👉 V dalším článku (úterý) navážeme – zaměříme se na moderování diskuze, práci s energií skupiny a typy účastníků. Podíváme se na zásady a principy, které pomáhají udržet workshop strukturovaný, efektivní a interaktivní.