Kalendář dnes řídí velkou část pracovního dne.
Určuje, čemu věnujeme čas, s kým spolupracujeme a kolik prostoru máme na vlastní práci.

Právě proto v něm může vznikat i velké množství plýtvání.

V Lean přístupu označujeme jako plýtvání aktivity, které spotřebovávají čas nebo energii, ale nepřinášejí odpovídající hodnotu. A schůzky jsou jedním z míst, kde se objevuje velmi často.

Nejčastější plýtvání v kalendáři

Schůzka může být naplánovaná s dobrým záměrem, ale pokud chybí:

• jasný cíl,

• agenda,

• někdo, kdo diskusi moderuje,

snadno se stane, že se téma pouze probírá, aniž by došlo k posunu nebo rozhodnutí.

Výsledkem je hodina diskuse, po které není jasné:

• co se rozhodlo,

• kdo má co udělat,

• jaký je další krok.

2️⃣ Příliš mnoho účastníků 👥

Na schůzky bývá často pozváno více lidí, než je skutečně potřeba.

Typicky "pro jistotu" nebo "aby byli v obraze".

Výsledkem je, že:

• většina lidí jen poslouchá,

• do diskuse se aktivně nezapojuje,

• jejich práce mezitím stojí.

3️⃣ Schůzky pouze pro předání informace 📧

U těchto schůzek často padá věta: "Další schůzka, která mohla být e-mailem."

Pokud je cílem pouze předat informaci, často by stačilo:

• krátké shrnutí,

• zpráva,

• sdílený dokument.

4️⃣ Automatických 60 minut ⏱️

Kalendáře často automaticky nabízejí délku schůzky 30 nebo 60 minut.

A lidé to jen potvrdí.

Ale spoustu schůzek by stačilo vyřešit během:

• 15 minut,

• 25 minut,

• 40 minut.

5️⃣ Schůzky hned po sobě 🔁

Dalším častým plýtváním jsou kalendáře zaplněné schůzkami bez jakékoliv mezery.

To má několik důsledků:

• Lidé nemají čas na krátkou pauzu.

• Nestihnou přesun na další schůzku.

• Nemají prostor zpracovat výstupy ze schůzky.

Přitom právě po schůzce často potřebujeme:

• zapsat důležité informace,

• zaznamenat úkoly,

• předat informace dál.

🧠Věděli jste, že ...

Když přepneme z jednoho tématu na jiné, náš mozek se nedokáže okamžitě plně soustředit.

Psycholožka Sophie Leroy tento jev nazývá attention residue – část pozornosti zůstává u předchozího tématu, i když už řešíme nové.

Výzkum profesorky Gloria Mark navíc ukazuje, že návrat k plnému soustředění po vyrušení může trvat i kolem 20 minut.

Proto je pro mozek velmi náročné, když máme během dne mnoho schůzek na různá témata, které na sebe okamžitě navazují.

Závěr

Kalendář není jen seznam schůzek.
Je to systém, který řídí naši kapacitu a pozornost během dne.

Pokud je zaplněný schůzkami, často to vede k tomu, že:

• práce se přesouvá mimo pracovní dobu,

• lidé pracují během meetingů,

• ztrácí soustředění,

• dělají více chyb.

Schůzky jsou důležitou součástí spolupráce.
Ale když jich je příliš nebo nejsou dobře nastavené, začínají vytvářet plýtvání.

👉 V příštím článku (ve čtvrtek) se proto podíváme na praktické tipy, jak schůzky plánovat a vést tak, aby skutečně pomáhaly práci posouvat dopředu.