V PRAXI - Jak poznáme, že hasíme, ale neřešíme příčinu

Představte si, že máte krásné boty. Vypadají úžasně, ale mají jedinou vadu – prasklinu v podrážce. Na první pohled ji nevidíte. A dokud je sucho, ani o ní nevíte. Jakmile je však venku mokro, prasklina se projeví.

Jdete do práce a než přejdete od auta ke kanceláři, máte na ponožce mokrý flek. 

"To nevadí," řeknete si. Stačí si jen vyměnit ponožky. Je to mnohem rychlejší, než oprava bot.

Jenže co se stane, když máte po práci běhání po městě? Třeba vyřizování na úřadech, nákupy nebo setkání s kamarády? Stačí pár kroků a cítíte, že máte mokré i vnitřek bot. Je podzim. Teplota je nižší. A vám začnou mrznout nohy. Než dojdete domů, cítíte, jak máte studené a zkřehlé nohy.

Stejně jako prasklina v podrážce nejsou některé závady systému vidět hned. Jsou ale situace, které nám je ukážou – ať už je to flíček na ponožce, nebo něco jiného. My si ukážeme 5 signálů, u kterých bychom měli zpozornět.

1️⃣ Stejný problém – znovu a znovu 🔄

První znak, že neřešíme příčinu, je, že se stejný problém objevuje opakovaně. Může mít sice různou obměnu (mokrá ponožka, špinavý flíček, ... ), ale základ je stejný.

💼 Typické situace ve firmě:  "Jeden zaměstnanec z týmu opakovaně dělá stejnou chybu."

První reakce bývá rychlá: je nepozorný, neschopný, málo se snaží. Jenže dřív, než začneme hodnotit člověka, je dobré se zastavit a ptát se: 

• Vykonává stejnou činnost i někdo další v týmu?
• Pokud ano – dělá ji bez chyb, nebo jen jiné chyby?
• Má tento zaměstnanec k dispozici stejné informace, podklady a nástroje jako ostatní?
• Prošel stejným zaškolením?

Pokud se chyba opakuje, nejde o to kdo ji udělal, ale proč k ní vůbec může dojít. 

⚠️ Pamatujte si: Když jeden člověk dělá dokola tu stejnou chybu, máme tendenci hledat příčinu výhradně v něm. Když ji ale dělá více lidí, hledáme chybu v systému.

👤 Typické situace v osobním životě: "Tenhle měsíc jsem nespořila. Nevyšlo to."

Jednou kvůli dovolené, jindy kvůli nečekaným výdajům. Jenže pokud se to opakuje:

• Počítám se spořením ve svém rozpočtu, nebo spořím jen to, co zbyde?
• Počítám s nepravidelnými výdaji, nebo mě pokaždé "překvapí"?
• Mám vůbec přehled, za co utrácím peníze?

2️⃣ Nevinné věty, které brzdí řešení problému

Některé fráze nejsou samy o sobě špatné, ale často se opakují, a řešení se odkládá. Sledujte, jak často se podobná fráze či scénář opakuje.

💼 Typické situace ve firmě

• "Blíží se nám deadline, teď to neřešme."

• "Probereme to příště."

• "Tak často se to nestává." 

⚠️ Pozor: Lidská mysl má navíc tendenci spoléhat se na dojem místo reality. Když se na situaci podíváme skrze data nebo si jednotlivé případy začneme zapisovat, může se ukázat, že "výjimečná situace" se vrací častěji, než si připouštíme.

👤 Typické situace v osobním životě

• "Až bude klidnější období, začnu nový návyk." – klidnější období nepřijde.

• "Až skončí Vánoce/Velikonoce/narozeniny, začnu šetřit." – vždy se najde důvod, proč nemůžeme šetřit – oslava, dovolená, návštěva…

3️⃣ Ti samí lidé pořád "zachraňují situaci" 🛟

Opakovaně se objevují stejní lidé, kteří "hasí" problémy. Jejich snaha zachraňuje okamžik, ale zakrývá skutečný problém systému. Pokud na alespoň jednu z níže uvedených otázek odpovíte ANO, pravděpodobně máte svého 'hrdinu'. V osobním životě pak odpověď ANO často znamená, že vy jste tím 'hrdinou'.

💼 Typické situace ve firmě

• Máme člověka, který si nemůže vzít dovolenou?

• Někdo musí být neustále dostupný?

• U někoho se nemoc nebere jako omluvenka?

• Dostává se projekt opakovaně do skluzu a pokaždé ho "dotáhne" ten samý člověk?

👤 Typické situace v osobním životě

• Když onemocním, dokáže mě někdo zastoupit v péči o domácnost?

• Jsem ta/ten, kdo pořád napravuje finanční nebo organizační přešlapy?

❓Proč jsou někteří lidé nezastupitelní?

1. Jejich práce/agenda není nikde popsaná – není jasné, jak postupovat. Když je má někdo zastoupit, neví, co vlastně má dělat. Nemá se čím řídit.

2. Setkávají se s problémem častěji než ostatní – naučili se ho řešit, zatímco ostatní v týmu nevědí, jak zasáhnout.

4️⃣Výjimky se stávají běžnou součástí 

Máme nastavená pravidla a procesy, ale často se nedodržují. Upravují se podle situace, nálady nebo toho, kdo rozhoduje. Nejasná pravidla přinášejí různé výsledky, které vedou k chybám.

💼 Typické situace ve firmě

• Máme zmapovaný proces a jasné směrnice, ale zároveň se prosazuje individuální přístup.

• Př. Jednou vytvoříme smlouvu jen na základě dokladu vlastnictví, jindy ani nezkontrolujeme vztah k nemovitosti.

• Př. Někdy pustíme účastníka do kurzu až po zaplacení, jindy nečekáme ani na doklad o zaplacení.

👤 Typické situace v osobním životě

• Chceme jíst u stolu bez telefonů, ale dětem dovolíme tablet, když nechtějí jíst.

• Chceme jíst zdravě s partnerem, ale večer u televize sníme balíček brambůrek.

⚠️ Důsledek: Když se výjimky opakují, pravidla se stávají nepředvídatelnými a proces ztrácí stabilitu. Problém, který chceme vyřešit, se brzy objeví znovu.

5️⃣ Ukazatele se plní, ale spotřeba energie roste

Systém může formálně fungovat – všechny ukazatele jsou splněné, termíny dodrženy, výsledky doručeny. Přesto roste mentální i fyzická zátěž lidí, kteří systém udržují v chodu.

💼 Typické situace ve firmě

• Více kontrol nad procesem, aby bylo zajištěno, že vše probíhá správně.

• Častější zásahy do práce ostatních, aby výsledky odpovídaly požadavkům.

👤 Typické situace v osobním životě

• Kontrola, zda děti udělaly domácí úkoly, přestože je pravidlo jasné.

• Neustálé vyřizování věcí, které by měly fungovat samostatně (účetnictví, nákupy, plánování).

⚠️ Důsledek: Systém funguje, ale jen za cenu přetížení lidí, kteří ho udržují.

Závěr článku

Stejně jako flíček na ponožce upozorní na prasklinu v podrážce, tyto signály nám ukazují, že systém nefunguje úplně správně. Sledujte je, zapisujte si, reflektujte. 

👉 V příštím článku se podíváme na téma "Když se přestává ptát 'proč'", které je dalším signálem, že systém přestává fungovat.