V PRAXI - Kolik kontrol je tak akorát?
V minulém článku jsme si ukázali, že kontrola může pomoci zachytit chybu včas. Zároveň ale každá kontrola něco stojí.
Dnes si na konkrétním příkladu ukážeme, kde má kontrola smysl a kde už ne.
🛒Nákup kancelářských potřeb
Představme si menší tým.
Někdo potřebuje tužky.
Jiný lepicí papírky.
Další blok.
Každý řekne kolegovi, který má na starosti objednávky, co potřebuje.
A pak začíná proces.
1️⃣ Příprava objednávky
Kolega, který má objednávky na starosti, se podívá do e-shopu dodavatele.
Najde jednotlivé položky.
Zkontroluje dostupnost.
Připraví objednávku.
Tady nám může pomoci automatická kontrola e-shopu:
Je položka dostupná?
Kolik kusů je skladem?
Jaká je celková cena objednávky?
Část kontroly tedy dělá systém.
Člověk nemusí všechno ověřovat ručně.
Kontrola? ✅ Ano, částečně automatická.
2️⃣ Schválení objednávky
Teď přichází kontrola podle hodnoty objednávky.
Například:
Do 1 000 Kč
→ Kolega může objednávku schválit sám.
Nad 1 000 Kč
→ Objednávku musí schválit vedoucí týmu.
Proč?
U malé objednávky by schvalování vedoucím mohlo stát více času a pozornosti, než jakou hodnotu by přineslo.
U větší objednávky už může být kontrola důležitější.
Kontrola? ✅ Ano, ale podle výše objednávky.
3️⃣ Odeslání objednávky
Po schválení kolega objednávku odešle dodavateli.
Tady už další kontrolu nepotřebujeme.
Objednávka prošla schválením.
Kolega ji pouze odešle.
Kontrola? ❌ Ne.
Další kontrola by pravděpodobně jen opakovala předchozí krok.
4️⃣ Přijde zboží a faktura
A teď máme několik věcí, které potřebujeme porovnat.
Objednávka
vs.
Dodávka
vs.
Faktura
Potřebujeme zjistit:
Dorazilo všechno, co jsme objednali?
Dorazilo správné množství?
Je na faktuře to, co bylo skutečně dodáno?
Odpovídá cena objednávce?
Pokud například část zboží nedorazila, neměla by být ani na faktuře.
Tady už kontrola dává velký smysl.
Chybu totiž můžeme zachytit dříve, než fakturu zaplatíme.
Kontrola? ✅ Ano.
A má ještě jeden přínos.
Kontrola dodávky zabere několik minut.
Pokud ale později zjistíme, že něco chybí, může být potřeba:
- projít objednávku,
- zkontrolovat dodací list,
- zjistit, jestli materiál nemá někdo jiný,
- kontaktovat dodavatele
- a řešit reklamaci.
Jednoduchá kontrola tak může ušetřit mnohem více práce později.
5️⃣ Rozdělení zboží
Kolega rozdá jednotlivé položky lidem, kteří si je objednali.
U běžné objednávky není nutné, aby každý zaměstnanec převzetí formálně potvrzoval.
Pokud zjistí, že mu něco chybí, může to nahlásit.
U dražšího nebo hodnotnějšího materiálu už ale může být situace jiná.
Tam může dávat smysl, aby člověk převzetí potvrdil.
Kontrola? ✅ ❌ Podle hodnoty zboží.
Jak tedy náš proces vypadá?
Požadavek kolegy
→ ❌ bez kontroly
⬇️
Příprava objednávky
→ ✅ automatická kontrola dostupnosti a ceny
⬇️
Schválení
→ ✅ podle výše objednávky
⬇️
Odeslání objednávky
→ ❌ bez další kontroly
⬇️
Příjem zboží a faktury
→ ✅ kontrola objednávky, dodávky a faktury
⬇️
Rozdělení zboží
→ ✅ podle hodnoty zboží
Každý krok má své místo.
A každá kontrola má svůj důvod.
Kontrolujeme tam, kde nám to pomůže zachytit problém včas.
A tam, kde by kontrola znamenala více práce než užitku, ji nemáme.