V PRAXI - Ukázka procesní mapy

🧩 Mini příběh z praxe 

🔍 V jedné firmě přišli s návrhem na nový produkt: krátký certifikační kurz.
Měl fungovat jednoduše:

• člověk udělá objednávku na webu,

• přijde mu výzva k platbě,

• po uhrazení se otevře vstup do kurzu,

• proběhne 6 živých online lekcí s lektorem,

• následuje test,

• a poté certifikát.

Dostala jsem slovní popis, jak si kurz představují.
A také směrnici, kde byl koncept podrobně rozepsaný.

Ze všech informací jsem si vytvořila zjednodušenou procesní mapu. Vznikla tato čistá linie:

Na první pohled to působilo hladce, ale ...
👉 I když měl proces začátek i konec, mezi nimi chybělo víc, než se na první pohled zdálo. 

🔍 A tak přišly otázky

Když jsme se mapě začali věnovat detailně, začala se objevovat slepá místa.
Nebylo potřeba nic složitého — stačilo se začít ptát. U kurzu chyběly základní odpovědi: 

• ❓Kdo zpracovává objednávky?

• ❓Co se stane, když klient nezaplatí včas?

• ❓Co budeme dělat, když se skupina nenaplní?

• ❓Co když student neudělá test?

• ❓Může ho opakovat? U koho to řeší?

• ❓Kdo komunikuje se studenty, kdy a jak?

A mnoho dalších.

Vizualizace často odkryje to, co není vidět při čtení textu nebo poslouchání popisu.
Najednou bylo zřejmé, kde proces nemá majitele, kde chybí pravidla a kde mohou vznikat problémy.

✏️ Jak se díky mapě změnil celý produkt

Po doplnění otázek a odpovědí začalo být jasné, že původní návrh nebude fungovat.
Kurz se proto přepracoval:

• lekce už nebudou živé (byly organizačně i časově náročné),

• studenti budou procházet předem natočené lekce,

• součástí bude osobní online konzultace s lektorem,

• nově se stanovily odpovědnosti (kdo co dělá),

• doplnila se komunikace pro různé scénáře (nezaplacení, opakování testu, termíny)

• a další.

Výslednou mapu už tvoří jasné kroky, odpovědné role, návaznosti i rozhodovací body.

Aby bylo ale vše korektní, doplňuji dvě věci:

• Mapa není 1:1 kopií skutečného procesu.
  Některé informace a kroky byly záměrně pozměněny (anonymizace, citlivé údaje, interní postupy firmy).

• Obrázek níže je zjednodušený a hůře čitelný.
  Pro detailní prohlédnutí si můžete stáhnout přiložený soubor s plnou verzí mapy.

🧠 Závěr

Na procesních mapách je fascinující, že nemusí být dokonalé, aby byly užitečné.
Často stačí úplně jednoduchá základní mapa:

➡️ začátek

➡️ základní kroky

➡️ rozhodující kroky 

➡️ šipky

➡️ konec

To podstatné vzniká otázkami:

• Co se stane, když…?

• Kdo dělá tento krok?

• Kdo musí vědět o výsledku?

• Kde může vzniknout chyba?

A právě tyto otázky dokážou změnit nejen proces, ale celý produkt.

A ještě jedna praktická poznámka:
Existuje mnoho nástrojů na tvorbu procesních map. Někteří lidé dokonce mapují procesy v PowerPointu.

Osobně doporučuji Draw.io — je zdarma, nemusíte nic instalovat a je dostatečně flexibilní pro jednoduché i komplexnější mapy.