V PRAXI - Workshop - Co (ne)dělat při přípravě a jeho vedení

V předchozích článcích jsme si ukázali, jak připravit workshop a jak pracovat se skupinou. Dnes se podíváme na praktickou stránku – jak workshop zorganizovat a připravit, aby opravdu fungoval. Přináším ověřené rady z praxe – co dělat a na co si dát pozor. 

🟦 1 Cíl a očekávané výsledky workshopu

❌ POZOR: Požadavek od zadavatele často není úplně shodný s tím, co opravdu potřebuje.

✅ Co s tím:

• Dejte si se zadavatelem dostatečně dlouhou odlaďovací schůzku.

• Používejte metodu 5× Proč, abyste se dostali ke skutečnému jádru problému či očekávání.

• Ptejte se i otázkami typu:

  • "Proč je toto téma důležité právě teď?"

  • "Jak souvisí s tím, co děláte?"

  • "Co se změní (jak se projeví), pokud bude workshop podle vašich slov úspěšný? "

🟦 2 Počet účastníků

❌ Na workshopy chodí často lidé, kteří nepřinášejí hodnotu.

✅ Jak na to:

• Rozdělte účastníky do dvou skupin: nutní a nice-to-have.

• Termín workshopu volte podle časových možností nutných účastníků.

• Nice-to-have účastníkům většinou stačí jen zápis a výstup z workshopu.

💡 Bonus: Tím odpadne problém s hledáním vhodného termínu pro všechny.

🟦 3 Správný výběr účastníků

❌ Nutní účastníci se ne vždy mohou workshopu zúčastnit, nebo nemají všechny potřebné informace.

✅ Jak na to:

• Ať za sebe zvolí svou plnohodnotnou náhradu.

• Náhradník musí mít na workshopu stejnou váhu a pravomoce jako původní účastník. 

• Např.: Místo vedoucího oddělení Fakturace může přijít zástupce Hlavní fakturant, který řeší technické a jiné požadavky ohledně faktur.

🟦 4 Délka workshopu

❌ Workshop často končí dřív, než se stihnou projít všechny body. Nebo se spěchá a nestihne se vše důležité.

✅ Jak na to:

• Plánujte o cca 1/3 delší dobu, než očekáváte.

• Lidé raději končí dřív, než aby se workshop protahoval. A zároveň se tak vyhnete nepříjemnému spěchu na konci.

🟦 5 Technika v místnosti

❌ Během workshopu zjistíte, že něco nefunguje – nefungující projektor, vybité baterky, špatné připojení.

✅ Jak na to:

• Den předem si vše ověřte přímo na místě.

• Nestačí jen zkontrolovat, že technika vypadá připraveně – je nutné ji skutečně zapojit a vyzkoušet.

• Pokud používáte zařízení na baterky (např. pointer, mikrofon), vezměte si náhradní baterie.

🟦 6 Pomůcky

❌ Na místě zjistíte, že chybí propisky, papíry nebo fixy. Nebo že fixy tečou, propisky nefungují a nápisy nejsou čitelné.

✅ Jak na to:

• Připravte o polovinu více pomůcek, než je počet účastníků. (Např. pro 10 lidí vezměte alespoň 15 propisek a podložek.)

• Otestujte předem, jak se s danými pomůckami píše a jak jsou čitelné z větší vzdálenosti.

• Pozor na tloušťku a typ propisky: tenká 0,5 mm se na flipchartu špatně čte.

• Vyzkoušejte fixy na papír, který budete na workshopu používat – některé se rozpíjejí nebo ztrácí kontrast.

🟦 8 Stick-it notes papírky

❌ Papírky odpadají ze zdi a jsou nepřehledné.

✅ Jak na to:

• Základní papírky (např. žluté) mějte 2× více bloků než je účastníků – každý účastník může mít svůj blok a je dostatek rezervy.

• Papírky v dalších barvách (červená, zelená) pořizujte menší množství – používají se méně často pro zvýraznění.

• Různé barvy pomáhají lepší vizualizaci:

  • žlutá = kroky procesu

  • červená = problémy

  • zelená = pozitivní prvky (např. úspěchy, odlišení od konkurence)

• Udělejte test lepivosti – vyzkoušejte, jak dlouho papírky drží na zdi či papíru.

🟦 9 Rezervace místnosti

❌ Hrozí, že nestihneme místnost připravit či uklidit.

✅ Jak na to:

• Místnost si rezervujte 30–45 minut před začátkem workshopu, abyste ji měli jistě volnou a mohli nachystat vše potřebné.

• Po ukončení workshopu si rezervaci prodlužte o 15–30 minut – stihnete srolovat papíry z pracovní zdi, vyfotit pracovní plochy, uklidit nádobí a další materiály.

🟦 10 Začátek agendy

❌ Workshop často nezačíná přesně – lidé přicházejí pozdě, chodí na WC, pro pití…

✅ Jak na to:

• Počítejte se zpožděním začátku o cca 10 minut.

• Prvních 10 minut věnujte zahřívací aktivitě a uvolněnému seznámení (small-talk).

• Neřešte nic důležitého, co byste pak museli opakovat, až dorazí všichni.

🟦 11 Agenda

❌ Lidé často nevědí, co je čeká – ptají se, odcházejí v nevhodnou chvíli.

✅ Jak na to:

• Umístěte agendu do pozvánky a i přímo v místnosti.

• Uveďte časový rámec jednotlivých bloků a očekávaný výsledek každého z nich.

🟦 12 Pravidla workshopu

🟦 13. Vytvoření skupin

❌ Při práci ve skupinách či dvojicích nemáme vhodné zástupce, nebo samotné rozdělení zabere zbytečně mnoho času.

✅ Jak na to:

• Už víte, jak bude vypadat agenda a jaké aktivity účastníci budou dělat.

• Dopředu si připravte rozdělení účastníků, kteří potvrdili svou účast, do skupinek pro jednotlivé aktivity.

• Nezapomeňte zohlednit nečekané hosty nebo někoho, kdo se nezúčastnil, ale objeví se na workshopu.

🟦 14 Aktivity během workshopu

❌ Pozornost účastníků postupně klesá, roste únava a opadá zájem.

✅ Jak na to:

• Střídejte typy aktivit v rámci jednotlivých bloků – pohyb, práce o samotě, diskuze v malých skupinách apod.

• Každý blok agendy ukončete krátkou pauzou, aby si účastníci odpočinuli a mohli se znovu soustředit.

• Při přechodu mezi činnostmi zařaďte krátkou hru nebo cvičení, které účastníky přepne na nový způsob myšlení.

  • Např. po analytickém bloku ("doplňování dat") následuje kreativní brainstorming.

  • Na úvod druhého bloku můžete použít:

    • úkol "Najděte 10 způsobů, jak využít kancelářskou sponku."

    • hru "Vyprávějte příběh po 1 větě – každý řekne jen jednu větu a společně tvoříte děj."

    • hru "Každý dostane list s 50 stejnými kolečky a během 2 minut z nich vytvoří co nejvíc obrázků (míč, smajlík apod.). Vyhrává ten, kdo využije nejvíce koleček."

Shrnutí

V praxi platí: čím více přípravy a testování předem, tím menší stres během workshopu a vyšší šance, že účastníci budou opravdu zapojení a výsledky použitelné.

Ve spojení s teorií, kterou jsme probíraly v pondělí a úterý, tak máte kompletní návod na efektivní přípravu workshopu – od plánování až po realizaci. 

Check-list, který shrnuje všechny klíčové body, si můžete stáhnout níže.